O início da utilização do GALILEU, basicamente divide-se em 8 passos principais, os quais irão lhe auxiliar na gestão de sua instituição de ensino. São eles:

1 CADASTRO DE UNIDADES (Seguir caso a instituição possua mais de uma unidade, polo, ou franquia)

2 CADASTRO DE PRINCIPAIS DIAS DE VENCIMENTO

3 CADASTRO DE JUROS E MULTA PADRÃO

CADASTRO DE CURSOS

5 CADASTRO DE TURMAS

6 CADASTRO DAS TABELAS DE PREÇOS DAS TURMAS

7 CADASTRO DOS ALUNOS E RESPONSÁVEIS FINANCEIROS

8 GERAR OS CONTRATOS DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇO

No GALILEU é possível enviar Mensagens e Arquivos para os portais dos alunos, pais/responsáveis e professores. Para enviar uma mensagem para o portal acesse o menu: ACADÊMICO> MENSAGENS DOS PORTAIS> ENVIO/RECEBIMENTO DE MENSAGENS:

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Nessa tela é exibido uma listagem com todas as mensagens já enviadas para os portais. Para enviar uma nova mensagem, clique em botão:

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Na parte de selecionar o destinatário, temos as opções:

aluno: onde você pode selecionar quais alunos de uma turma receberam a mensagem.

pais: para selecionar e enviar a mensagem para pais e responsáveis de uma determinada turma.

turma: para enviar para uma turma inteira.

prof: você pode selecionar e enviar mensagens para professores de uma determinada unidade.

unidades: ao selecionar essa opção, é possível selecionar um grupo de cadastro e enviar a mensagem para esse grupo.

*Obs.: Nessa opção, só serão considerados as pessoas que possuem e-mail cadastrado no sistema.

Após selecionar os destinatários, só preencher os campos obrigatórios, informar qual a mensagem, e clicar em enviar.


ENVIO DE ARQUIVOS

Para o envio de arquivos, basta acessar o menu: ACADÊMICO> MENSAGENS DOS PORTAIS> ENVIO DE ARQUIVOS:

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Aqui é apresentado também uma listagem de todos os arquivos enviados para os portais, para um novo arquivo basta clicar em novo. Selecione o destinatário, qual a mensagem a ser enviada e selecionar o arquivo a ser enviado:

arquivo

Após selecionar o arquivo, basta clicar em enviar para enviar o arquivo para os portais selecionados.

No sistema GALILEU é possível gerar carnês para as contas dos clientes. Há duas formas de se fazer isso a primeira delas é acessando o menu FINANCEIRO > CONTAS A RECEBER > IMPRIMIR CARNÊ:

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Você pode localizar as contas de um determinado cliente informando o nome dele no campo Nome do Cliente, ou informando o dependente desse cliente e o período de vencimento da(s) conta(s).

Ou então informe apenas o período de vencimento das contas para que o sistema traga todas as contas que estão dentro do período especificado e clique em LOCALIZAR:

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Basta selecionar as contas que deseja imprimir o carnê marcando o quadrado1 de cada conta. Ou marcar todas as contas na opção 6.

Depois selecione o modelo desejado, TALÃO COM CANHOTO ou PADRÃO sem o canhoto. E clique em GERAR CARNÊ.

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Outro modo é direto pelo financeiro do cliente pelo caminho: CLIENTE> CADASTRO DE CLIENTES> CONSULTAR CLIENTES, buscar pelo nome do cliente e clicar no botão imagem6 para acessar o financeiro.

Localize a conta que deseja imprimir o carnê e clique em OUTRAS AÇÕES> GERAR CARNÊ:

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Ou selecionando várias parcelas e depois clicando em AÇÕES MÚLTIPLAS> GERAR CARNÊS no topo da listagem de contas:

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Para saber como gerar boletos, acesse: COMO GERAR BOLETOS

 

O sistema permite que você lance somente a média do aluno, ou lance a nota de cada prova, atividade, trabalho, etc.

LANÇANDO A MÉDIA DO ALUNO

Para fazer o lançamento somente da média do aluno, acesse o menu TURMA > AVALIAÇÃO > MÉDIA > REGISTRO DE MEDIA POR TURMA E DISCIPLINA.

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Selecione o CURSO, TURMA e DISCIPLINA para carregar os alunos. Após isso basta digitar a nota e a falta dos alunos nos campos disponíveis e clicar no botão salvar.


Obs.: Os campos só ficam disponíveis para digitação caso não exista uma Fórmula de Calculo de Média cadastrado para essa turma e disciplina.


Essa opção só é disponível no administrativo. Não é possível fazer esse lançamento pelo portal do professor.


Você pode fazer esse mesmo lançamento de média pelo menu TURMA > AVALIAÇÃO > MÉDIA > REGISTRO DE MÉDIA POR TURMA.


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LANÇAMENTO DE NOTA

Outro modo é lançando as notas de cada atividade. Para isso acesse o menu TURMA > AVALIAÇÃO > NOTA > REGISTRO DE NOTA (PARA CALCULO AUTOMÁTICO DE MÉDIA).

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Selecione o CURSO, TURMA, DISCIPLINA, PROFESSOR e PERÍODO para carregar os alunos. Em seguida é só colocar a nota de cada atividade nos campos disponíveis que a média do aluno será calculada automaticamente.


Obs.: Para essa opção, é necessário cadastrar a Fórmula para Calculo Automático da Média.

O professor também pode fazer esse lançamento pelo portal do professor.


Para saber mais acesse: CADASTRO DE FÓRMULA PARA CÁLCULO DA MÉDIA./CADASTRO DE MODELO DE FÓRMULAS PARA CÁLCULO DE MÉDIA.


 

Nesse post iremos explicar passo a passo como cadastrar novos usuários no GALILEU, lembrando que com a nossa solução você não precisa se preocupar com o limite de usuários cadastrados, pois não limitamos os cadastros de usuários, funcionários e professores. Acesse o menu SEGURANÇA -> USUÁRIOS, e você será redirecionado para a tela de PESQUISA, conforme imagem abaixo:

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Você poderá realizar pesquisas de acordo com o NOME DO USUÁRIO (LOGIN), o GRUPO ao qual ele pertence, e se ainda deseja pesquisar usuários BLOQUEADOS ou não. Para adicionar um NOVO USUÁRIO, clique no botão novo:

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No GALILEU você poderá vincular ou não um determinado FUNCIONÁRIO ao novo usuário que está sendo cadastrado. Para vincular um FUNCIONÁRIO ao NOVO USUÁRIO, basta clicar no botão SELECIONAR, realizar a pesquisa e selecionar o FUNCIONÁRIO desejado:

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Para vincular o usuário a um funcionário, o mesmo deve estar previamente cadastrado no sistema. Para saber mais de como cadastrar um funcionário, acesse: MÓDULO DE FUNCIONÁRIOS.


O próximo será informar o USUÁRIO (LOGIN), lembrando que todo nome de usuário criado terá o prefixo de acordo com o nome da instituição de ensino cadastrada no GALILEU. Após informar o LOGIN, será necessário criar a SENHA DE ACESSO e repeti-la. Logo em seguida deverá escolher qual será o GRUPO que o novo USUÁRIO irá pertencer, os GRUPOS são como NÍVEIS DE ACESSO pré-definidos, cada GRUPO pode conter determinadas permissões de acesso às funcionalidades.

O campo E-MAIL é de preenchimento opcional, e logo em seguida você deverá escolher se esse NOVO USUÁRIO estará com acesse BLOQUEADO, utiliza-se essa opção para BLOQUEAR o acesso de determinado usuário ao GALILEU.

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Nosso próximo passo será selecionar em qual/quais UNIDADES o usuário terá acesso, ou seja, se sua escola possuir uma rede de unidade, você poderá vincular o usuário a uma ou mais unidades de acordo com a necessidade:

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E por fim, caso o GRUPO DE USUÁRIO tenha as devidas permissões você poderá conceder ou retirar permissões para o novo usuário, caso o GRUPO selecionado não tenha nenhuma permissão, você deverá marcar as funcionalidades que o usuário deverá ter acesso.


Para saber mais sobre grupo de usuário acesse: PERMISSÕES DE ACESSO AOS USUÁRIOS DO SISTEMA.


Após realizar os devidos preenchimentos basta clicar no botão CSALVAR para cadastrar o NOVO USUÁRIO.

No GALILEU existe a possibilidade de um aluno ser ATIVO ou INATIVO. Esta diferença de status dentro do sistema irá influenciar somente na cobrança de mensalidade do sistema que é baseada somente no número de alunos ATIVOS cadastrados no sistema.

Para que um aluno seja contabilizado como ATIVO, é necessário que o mesmo possua uma matrícula em uma turma que já tenha iniciado suas atividades no ano letivo, ou seja, se uma turma possui data de início cadastrada para 01/02/2017 e a data atual for 10/01/2017, os alunos matriculados nesta turma só serão contabilizados como ATIVOS a partir do dia 01/02/2017 e após a data final cadastrada para a turma, automaticamente o aluno passará de ATIVO para INATIVO.

 

MUDAR ALUNO DE ATIVO PARA INATIVO

 

Em alguns casos como desistência do aluno, trancamento de matricula, não comparecimento, será necessário alterar o status do aluno de ATIVO para INATIVO. Isso pode ser feito de três formas dentro do GALILEU.

A primeira forma e mais indicada, seria efetuar o cancelamento do contrato, pois isso irá cancelar a matricula e também as parcelas do aluno, tornando-o assim um aluno INATIVO no sistema.

Para cancelar o contrato acesse o menu CLIENTES-> CONTRATOS -> CONSULTAR CONTRATO (EDITAR, CANCELAR, VISUALIZAR). Neste menu você conseguirá buscar o aluno / cliente inserindo o seu nome no formulário de busca.

consulta de contratos

Após localizar o aluno / cliente que deseja cancelar o contrato, basta clicar no botão EDITAR localizado em frente ao nome do mesmo.

editar

Ao clicar no botão EDITAR será aberta uma janela contendo as informações do contrato e um botão vermelho de CANCELAR CONTRATO.

 

cancelar

Ao clicar no botão de CANCELAR CONTRATO, o sistema irá exibir uma janela com algumas opção à serem preenchidas.

 

JANELA

 

Após finalizar o preenchimento, basta clicar em CONFIRMAR para finalizar o cancelamento do contrato.

A segunda opção seria alterar o tipo de matricula do aluno para MATRICULA CANCELADA, pois assim o aluno também deixa de ser ATIVO e passa a ser INATIVO no sistema. Uma informação importante sobre essa opção é que ao realizá-la, o sistema não irá cancelar o financeiro do aluno, e sim somente a matricula.

Para realizar essa alteração, acesse por gentileza o menu ALUNO E MATRICULA-> MATRICULA, em seguida localize o aluno e clique no botão de EDITAR em frente à matricula que deseja cancelar.

 

editar matricula

 

Feito isso, o sistema exibirá todas as informações da matricula do aluno. Nesta tela você poderá alterar o campo Tipo de Matricula para: MATRICULA CANCELADA e após isto poderá clicar em SALVAR.

matri cancel

A terceira opção será em casos que houver a necessidade de INATIVAR todos os alunos de uma turma de uma só vez.

Como citado no início dessa postagem, as datas de início e fim da turma é que vão definir o período de validade da turma. Caso seja necessário desativar a turma e consequentemente os alunos nela matriculados, basta alterar o status da Turma para ENCERRADA ou também alterar a data de fim da turma para uma data já passada, pois assim a mesma será encerrada automaticamente no sistema.

Para realizar esta alteração acesse por gentileza o menu TURMA-> CADASTRO DE TURMAS, em seguida localize a turma desejada e cliquem em EDITAR. Após isso basta alterar o campo Status da turma, ou também a data de fim da turma.

 

turma

 

Caso tenha qualquer dúvida relacionada a essa publicação, basta entrar em contato em um de nossos canais de atendimento.

As vezes faz-se necessário trocar o aluno de curso/turma. No sistema existem duas opções: o Remanejamento (utilizado quando o aluno troca de turma do mesmo curso) e a troca de curso pelo contrato.

Nesse post vou estar explicando sobre como Trocar o Aluno de Curso/Turma pelo Contrato.


Caso queira saber como fazer o Remanejamento do aluno acesse: COMO MUDAR O ALUNO PARA OUTRA TURMA (REMANEJAMENTO).


O primeiro passo para trocar o aluno de curso/turma pelo contrato, é acessar o menu CLIENTES > CONTRATOS > CONSULTAR CONTRATO. Localize o contrato do aluno e clique no botão 001.

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Após clicar no botão Alterar/Trocar Curso, o sistema vai abrir uma nova tela, onde você deverá selecionar o novo curso e a nova turma do aluno.

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Após selecionar o novo curso e a nova turma do aluno, basta clicar no botão salvar.


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Lembrando que o financeiro do aluno continuará o mesmo, só ira trocar o nome das parcelas, mas os valores permanecerão os mesmos. Caso a turma de destino do aluno seja de valores diferentes, é aconselhável cancelar o contrato e fazer um novo para a nova turma do aluno.



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Se a turma de destino do aluno não tem Tabela de Preço cadastrada, a turma não vai aparecer nessa tela. Para saber mais sobre como cadastrar a tabela de preço, acesse: CADASTRO DE TABELA DE PREÇOS DAS TURMAS.


 

Nesse post iremos mostrar como REMANEJAR ou MUDAR o ALUNO de uma TURMA para OUTRA. Acesse o menu ALUNO E MATRÍCULA -> MATRÍCULA.

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Para localizar o aluno, basta digitar o nome no campo “Aluno:” e clicar no botão localizar.

Após encontrar a MATRÍCULA desejada, clique no botão 2 para Editar a matricula do aluno.

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Ao visualizar os dados da MATRÍCULA, você deverá encontrar o campo TIPO DE MATRÍCULA e alterar o seu valor para REMANEJADO PARA OUTRA TURMA:

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Ao selecionar você deverá informar a DATA DO REMANEJAMENTO e logo em seguida informar qual será a TURMA que o ALUNO será REMANEJADO (no campo REMANEJADO PARA):

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Ao informar os campos obrigatórios, basta clicar no botão 001 para que o ALUNO seja REMANEJADO para outra TURMA.


IMPORTANTE: Uma MATRÍCULA de um ALUNO só pode ser REMANEJADA se a TURMA DE DESTINO fazer parte do mesmo CURSO e que a TURMA DE DESTINO tenha o mesmo valor que a turma anterior.



Caso a turma de destino do aluno seja de curso Diferente, você pode fazer a troca de curso/turma pelo contrato. Para saber mais acesse: TROCAR O ALUNO DE CURSO/TURMA PELO CONTRATO.


 

Para que exista uma comunicação do GALILEU com o seu BANCO referente a emissão de boletos, é necessário o envio de arquivos de remessa para o banco, e importação de arquivos de retornos no GALILEU. Esse tramite de arquivos se faz necessário pois os bancos não disponibilizam integração direta com sistema externos.

Para informações detalhadas sobre a geração da remessa e importação do retorno CLIQUE AQUI.

 

Podemos observar na imagem a baixo que existem 3 tipos de arquivos remessa que podem ser gerados no GALILEU, sendo eles ENTRADA, BAIXA e ALTERAÇÃO. Entenda como funciona cada um desses tipos e quando devem ser utilizados.

remessa

 

TIPO ENTRADA:

O tipo ENTRADA será o mais utilizado no GALILEU, pois todas as vezes que for gerado um boleto para uma ou mais contas, estes boletos automaticamente ficarão disponíveis para geração do arquivos de remessa do tipo ENTRADA.

 

TIPO BAIXA:

O tipo BAIXA será utilizado em casos que o boleto for removido do sistema, ou for realizada uma baixa manual em uma ou mais contas no GALILEU.

Exemplo de remoção de boleto: Caso seja necessário remover o boleto de uma conta, o banco não saberá que o boleto foi removido no GALILEU, sendo assim, o boleto ainda irá constar como ATIVO no sistema do banco. Para informar para o banco que o boleto foi removido, é necessário gerar um arquivo de remessa do tipo BAIXA e enviar para o banco. Ao enviar este arquivo, o banco saberá que o boleto foi removido no GALILEU e o mesmo deve ser feito em seu sistema.

Exemplo de realização de baixa manual: O cliente possui o boleto de uma determinada conta para efetuar o pagamento, porém, o mesmo decidiu efetuar o pagamento desta conta na própria instituição. Neste caso será necessário efetuar uma baixa manual para a conta no GALILEU, sendo assim, o banco precisa ser informado que este boleto já foi pago, ou seja, será necessário enviar um arquivo de remessa do tipo BAIXA informando ao banco que este boleto já foi pago e o mesmo deve ser baixado do sistema deles.

Uma observação importante sobre a remessa do tipo BAIXA é que só será possível gerá-la se o GALILEU souber que o boleto em questão teve entrada confirmada no banco. Por isso é necessário importar no GALILEU os arquivos de retorno dos dias seguintes ao envio dos arquivos de remessa para o banco, pois geralmente nos dias seguintes o banco informará através do retorno se o boleto foi registrado corretamente, ou se houver alguma divergência para que o mesmo não pudesse ser registrado, isso também será informado no retorno.

 

TIPO ALTERAÇÃO:

O tipo de ALTERAÇÃO como o próprio nome informa, será utilizado quando for realizada alguma alteração em uma ou mais contas, sendo alterações de vencimento, de valor ou do desconto aplicado à conta. Assim que a alteração for realizada, o boleto da conta em questão será disponibilizado como pendente para geração de remessa do tipo ALTERAÇÃO.

Assim como o tipo BAIXA, o tipo ALTERAÇÃO só será possível gerá-lo se anteriormente estiver sido importado o arquivo de retorno informando para o GALILEU que o boleto teve entrada confirmada no site do banco, caso contrário não será possível gerar a remessa do tipo ALTERAÇÃO.

Caso tenha qualquer dúvida relacionada a essa publicação, basta entrar em contato em um de nossos canais de atendimento.

 

O sistema permite que você cadastre o calendário de provas onde os alunos e responsáveis serão notificados via e-mail e pelo portal do aluno.

Para fazer esse cadastro basta acessar o menu ACADÊMICO > CALENDÁRIO DE PROVAS.

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Essa primeira tela é onde você pode consultar as datas de provas já cadastradas. Para consultar você deve escolher o curso e a turma. Para criar um novo, clique no botão novo.

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Escolha o curso e a turma que deseja cadastrar o dia de prova. Digite a data da prova, se é uma prova de recuperação ou não, e se deseja enviar nos portais e por e-mail.

Escolha qual a disciplina da prova e no campo de observações você pode colocar os itens que os alunos devem estudar.

Logo abaixo aparecerá os alunos dessa turma, você pode selecionar os alunos que irão receber a notificação ou selecionar todos os alunos selecionando a opção 001 .

Quando for prova de recuperação por exemplo, onde somente alguns alunos irão fazer, você pode selecionar somente os alunos que vão fazer a prova, dessa forma só eles irão receber as notificações da prova.

Depois de tudo preenchido, basta clicar no botão 001.


O professor pode fazer esse mesmo cadastro pelo portal do professor. Para isso, basta ele clicar em Calendário de Provas no menu inicial.

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Ele pode consultar as datas já cadastradas ou criar um novo, clicando no botão 001.

A diferença de cadastrar o calendário de provas no administrativo e no portal do professor, é que no portal não tem a opção de selecionar apenas alguns alunos. Ao clicar em salvar, TODOS os alunos da turma irão receber notificação no e-mail e no portal do aluno.

O aluno pode fazer solicitações de documentos, como histórico escolar, declaração, etc. É possível registrar essa solicitação no sistema pelo menu UNIDADES > SOLICITAÇÕES > SOLICITAÇÕES REALIZADAS.

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Essa primeira tela é onde você consulta as solicitações realizadas. Caso queira editar uma solicitação, basta clicar no ícone editar.  Para criar um novo, basta clicar no botão novo.

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Você deve escolher o tipo de solicitante, se é um Aluno, Funcionário ou Cliente. Selecionando uma dessas opções, o sistema traz na tela campos para preencher com os dados de cada solicitante.

O próximo passo é escolher a Situação da solicitação. Se ela esta Aberta, Em Atendimento, Finalizado ou Cancelado.

Em Tipo de Solicitação é onde você escolhe o tipo de documento que esta sendo solicitado. Caso a solicitação pedida não esteja cadastrada no sistema, você pode clicar no ícone 001 para cadastrar ou ir no menu UNIDADES > SOLICITAÇÕES > TIPOS DE SOLICITAÇÕES.

Escolha a prioridade e a unidade. O Valor e a Descrição são campos opcionais. Após preencher todos os campos, é só clicar em CSALVAR.

O aluno pode fazer solicitações pelo Portal do Aluno. Basta ele clicar em SOLICITAÇÕES na tela inicial.

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Depois em 001

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O aluno deve preencher os campos escolhendo o Tipo de Solicitação, a Unidade a Descrição. Lembrando que na opção Tipo de Solicitação vai aparecer somente as solicitações que você cadastrou no sistema pelo menu UNIDADES > SOLICITAÇÕES > TIPOS DE SOLICITAÇÕES.

Após preencher todos os dados, basta o aluno clicar em 001, que a solicitação vai para o sistema administrativo, na tela de solicitação.